| Aufgrund der §§ 10 und 58 des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKomVG) vom 17. Dezember 2010 (Nds. GVBl. Seite 382) in der Fassung vom 16. Dezember 2014 (Nds. GVBl. Seite 434) in Verbindung mit dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut in Niedersachsen - NArchG – vom 25. Mai 1993 (Nds. GVBl. Seite 129) geändert durch Artikel 1 des Gesetzes zur Umsetzung der Verwaltungsmodernisierung im Geschäftsbereich der Staatskanzlei vom 5. November 2004 (Nds. GVBl. Seite 402) hat der Rat der Stadt Osterode am Harz am 28.05.2015 folgende Benutzungsordnung des Stadtarchivs beschlossen.
§ 1
Berechtigung
Jede Person hat das Recht, im Stadtarchiv Osterode am Harz verwahrtes Archivgut zu wissenschaftlichen Zwecken oder bei sonst berechtigtem Interesse nach Maßgabe des NArchG und im Rahmen der nachstehenden Benutzungsordnung zu nutzen.
§2
Zulassung zur Benutzung
Die Benutzung ist schriftlich zu beantragen. Zweck und Gegenstand der Benutzung sind anzugeben. Wechselt der Benutzer sein Arbeitsthema, so ist erneut ein Antrag zu stellen.
Die Benutzungsgenehmigung kann unter Bedingungen und mit Auflagen erteilt werden.
Bei Verstößen gegen die Benutzungsordnung kann die Genehmigung entzogen werden.
§ 3
Benutzungsverfahren
Archivalien werden nach Ermessen und entsprechend dem jeweiligen Erhaltungsstand in Originalabschrift oder Kopie vorgelegt. Die vorgelegten Archivalien dürfen nur im Benutzerraum eingesehen werden und sind pfleglich zu behandeln. Die vorgefundene Ordnung des Archivgutes ist beizubehalten. Jede Form der Beschriftung oder Kenntlichmachung ist untersagt.
Die Nutzung des Archivgutes erfolgt persönlich. Die Benutzer werden archivfachlich beraten. Die Beratung erstreckt sich vornehmlich auf Vorlage und Erläuterung der Erschließungsfindmittel für Archivalien und Buchbestände, soweit nicht Benutzungsbeschränkungen dem entgegenstehen.
Archivalien, die innerhalb der Verwaltung benötigt werden, oder deren Ordnungs- oder Erhaltungszustand eine Vorlage nicht zulässt, können zeitweise von der Benutzung ausgeschlossen werden.
Es besteht kein Anspruch auf Vorlage oder längere Bereitstellung unverhältnismäßig großer Mengen von Archivalien oder Büchern.
Schriftliche Auskünfte aus Akten werden nur im Rahmen des dienstlich vertretbaren erteilt.
Bei der Benutzung ist Rücksicht auf die Interessen anderer Benutzer zu nehmen: Essen, Trinken und Rauchen ist in den Benutzerräumen nicht gestattet.
Archivgut privater Herkunft unterliegt denselben Bestimmungen wie Archivgut amtlicher Herkunft, soweit nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.
§ 4
Übernahme des Archivgutes
Die städtischen Fachdienste und Stabsstellen haben dem Stadtarchiv die für die laufende Verwaltungsarbeit nicht mehr benötigten Unterlagen zur Übernahme anzubieten. Spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung ist jeglichem Schriftgut bzw. jeglicher Dokumentationsträger anzubieten. Entsprechende Übernahmelisten sind von den Fachdiensten und Stabsstellen zu erstellen. Dem Stadtarchiv obliegt die Entscheidung, welches Schriftgut bzw. welche Dokumentationsträger zur Kassation bestimmt werden. Eine Aktenvernichtung ohne Mitwirkung des Stadtarchivs ist unzulässig.
§ 5
Benutzungsbeschränkungen
Es gelten die Schutz- und Sperrfristen des NArchG in der jeweils geltenden Fassung.
§ 6
Veröffentlichungen und Reproduktionen
Die Benutzer sind verpflichtet, von Arbeiten, die mit wesentlicher Verwendung von Archivalien des Stadtarchivs verfasst sind, diesem sofort nach Erscheinen einen Abdruck bzw. eine Kopie kostenlos zuzusenden. Dies gilt auch für ungedruckte Arbeiten wie etwa Examensarbeiten aller Art.
Von den Benutzern wird erwartet, dass sie die dienstlich gebrauchten Signaturen benutzter Archivalien in Veröffentlichungen angeben.
Von den vorgelegten Archivalien können in begrenztem Umfang Reproduktionen angefertigt werden, soweit es im Rahmen des Dienstbetriebs möglich ist und der Erhaltungszustand der Vorlagen es zulässt.
Die Herstellung und Verwendung von Reproduktionen aus Archivalien bedarf der Genehmigung des Stadtarchivs. Bei Veröffentlichungen ist die Angabe der Herkunft erforderlich.
§ 7
Ausleihe
In Ausnahmefällen ist eine Ausleihe von Archivalien an ein anderes hauptamtlich betreutes Archiv möglich. Die entstehenden Kosten trägt der Entleiher.
§ 8
Kosten der Benutzung
Für die Benutzung werden Verwaltungsgebühren nach der Verwaltungskostensatzung erhoben.
§ 9
Inkrafttreten
Diese Benutzungs- und Archivordnung für das Stadtarchiv Osterode am Harz tritt am 01. Juli 2015 in Kraft.
Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung des Stadtarchivs in der Fassung vom 22. Mai 1997 außer Kraft.
Osterode am Harz, den 22. Juni 2015
gez. Becker
Bürgermeister
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